Centrálna správa tlače v organizácii so SafeQ

júl 4 2010

Program SafeQ a funkcie ktoré ponúka sú určené pre veľké inštitúcie ako banky, poisťovne, univerzity, školy, nemocnice alebo úrady.


Princíp fungovania SafeQ
Riešenie SafeQ podporuje dva typy tlačových frontov - priama a zabezpečená tlač. Pri priamej tlači je úloha spoolerom zaradená do frontu úloh a okamžite vytlačená. Pri zabezpečenej tlači je úloha zaradená do tzv. secure frontu a spooler ju drží až do tej doby, než príde požiadavka z tlačového centra (tlačiarne) od vlastníka tejto úlohy. Potom vykoná kontrolu prístupových práv a na základe autorizácie dá spooleru pokyn k vytlačeniu úlohy. Tlač prakticky prebieha iba cez jednu tlačiareň, ale užívateľ si dokument môže vyzvihnúť na kterejkoľvek tlačiarni v sieti podľa svojej potreby. Táto funkcia je označovaná ako followme. Potom, keď je úloha vytlačená, sa v rozhraní SafeQ takto označí, ale možno ju ľahko vytlačiť znovu. Na spoolere je totiž vedená podľa nastavených kritérií, čo môže byť napríklad doba alebo kapacita spooleru, ktorá pri nedostatku miesta začne postupne odmazávať najstaršie úlohy. Samozrejmosťou je vyňatie dokumentov z tlačovej fronty v prípade potreby a mnoho ďalších funkcií.

Účtovanie a monitoring
SafeQ podporuje účtovanie tlače na sieťových tlačiarňach, monitoring objemu tlače na lokálnych tlačiarňach a účtovanie kópií. U jednotlivých výstupov eviduje typ (napr. čb sieťová tlač), obojstranná tlač, počty stránok (s rozlíšením farebnosti); výstupy sú pripisované na vrub užívateľovi, stredisku, zariadenia a prípadne i projektu.

Sieťová tlač - presné účtovanie
Pri sieťovej tlači SafeQ podporuje dva spôsoby účtovania - on-line a off-line. Pri on-line (presnom) účtovaní je účtovaný skutočný počet vytlačených stránok, čo zatiaľ nedokáže akýkoľvek iný software na trhu. Presné účtovanie teda pri úlohe, ktorá bola prerušená v priebehu tlače, zaúčtuje iba skutočne vytlačený počet stránok.
Výhody on-line účtovania oceníte všade tam, kde sa používa samoobslužná tlač či kopírovanie, teda skutočné účtovanie peňazí medzi rôznymi subjektami. Námatkovo napr. univerzity, školy, knihovne, copycentrá, firmy so strediskovým hospodárstvom a ďalšie. Presné účtovanie funguje iba na certifikovaných strojoch, avšak je úplne nezávislé na použitom tlačovom jazyku alebo operačnom systéme klienta. Certifikovaných tlačiarní pre túto funkciu je na trhu cez 250 od viacej než desať výrobcov.

Sieťová tlač - offline účtovanie
Pri offline účtovaní je úloha zaúčtovaná ihneď po doručení na tlačiareň podľa počtu stránok, ktoré obsahuje. Pokiaľ však dôjde k prerušeniu tlače, alebo naopak, pokiaľ tlačiareň vytlačí viac stránok, než úloha obsahovala, SafeQ túto skutočnosť nezistí.
Offline účtování nie je nijako závislé na operačnom systéme klienta, ale funguje iba pre tlačové jazyky triedy PCL, POSTSCRIPT, HPGL a RTL.

Monitoring lokálnych tlačiarní
SafeQ vie monitorovať objemy tlače i na lokálnych tlačiarňach. Pre tento typ monitoringu je nutné inštalovať SafeQ Local Monitor na sledovanie počítačovej stanice/servery a je dostupný pre operačné systémy MS Windows NT 4.0, 2000, XP, 2003.

Účtovanie podľa spotreby toneru a meranie pokrytia
SafeQ vie účtovať nielen podľa počtu stránok, ale i podľa pokrytia. Účtovanie farvy je prevádzané na základe rozboru vyrenderovanej úlohy v určitom rozlíšení. Čím je rozlíšenie vyššie, tým je účtovanie presnejšie. SafeQ pri účtovaní CMYK rozlišuje pokrytie farbou a čiernym tonerom. Táto funkcia je podporovaná iba pre tlačové jazyky triedy PCL, POSTSCRIPT, HPGL a RTL.

Zabezpečenie a follow-me
Zabezpečená tlač (tiež odložená tlač) je funkcia, ktorá blokuje úlohy poslané do tlače až do doby, než sa užívateľ autorizuje na terminále u tlačiarne. Užívateľ tak má kontrolu nad svojimi dokumentami.
Vďaka tomu, že úloha je odoslaná zo serveru na tlačiareň až vo chvíli uživateľovej autorizácie, je možné sa kedykoľvek rozhodnúť, na ktorej tlačiarni chcete dokumenty vytlačiť. Táto funkcia sa nazýva follow-me.
Výhody, ktoré zabezpečená tlač SafeQ ponúka oproti odloženej tlači, ktoré ponúkajú niektoré tlačiarne:

  • funkcia follow-me
  • nie je vyžadovaná inštalácia harddisku v tlačiarni
  • nie je riziko ukradnutia úloh ukradnutím harddisku z tlačiarne
  • užívateľ sa nemusí autorizovať PINom, ale kartou, ktorú používa i inde
  • vlastná úloha neobsahuje PIN
  • nie je treba konfigurovať tlačiareň a vytvárať na každej tlačiarni účty

SafeQ pri využití funkcie follow-me vždy kontroluje kompatibilitu "vyberanej" úlohy s tlačiarňou a to nielen na úrovni kompatibility tlačových jazykov, ale na úrovni duplexity tlače alebo možnosti finishingu.

Kopírovanie
SafeQ vie účtovať i prevádzku kopírok.
Využíva k tomu blokovanie panelov kopírky:
štandardne je zariadenie blokované a nemožno na ňom kopírovať. Pokiaľ sa užívateľ autorizuje, bude mu kopírka odblokovaná. Všetky urobené kópie po dobu platnosti autorizácie budú zaúčtované na vrub prihláseného užívateľa. K odhláseniu užívateľa dôjde, pokiaľ sa znovu autorizuje alebo mu vyprší časový limit, alebo v prípade, že užívateľovi dôjde kredit. Daľšou možnosťou je odkliknutie ikony koniec.

Pri kópiách je v závislosti na konkrétnej tlačiarni možné evidovať počet výstupov a rozlíšenie farebnosti. Pri niektorých zariadeniach je možné naviac sledovať duplex a A3/A4 výstup. Často sa však stáva, že na kopírkach je A3 výstup účtovaný ako 2xA4.
Pokiaľ užívateľ kopíruje na farebnej kopírke, ale nemá túto funkciu v SafeQ povolenú, program automaticky zablokuje kopírku pre detekciu prvej farebnej zkopírovanej stránky.

Užívatelia
Užívateľský systém SafeQ je možné použiť buď interný alebo možno SafeQ napojiť na už existujúce systémy. Najčastejším (a štandardným) spôsobom napojenia sa na externé systémy je ActiveDirectory, NDS alebo LDAP. Vďaka modularite SafeQ je však možné rýchlo naprogramovať napojenie na akýkoľvek iný systém alebo databázu.
Každý užívateľ môže byť členom jednej alebo viacerých skupín a zároveň je členom jedného účtovného strediska. U užívateľa sú evidované čísle čipov kariet, PIN, ale tiež tzv. aliasy, ktoré umožňujú identifikovať rovnakého užívateľa s rôznymi loginami (napr. v SAP má užívateľ login meno.priezvisko, ale v AD má priezvisko.m).
Pri napojení SafeQ na niektorý zo systémov AD, NDS, LDAP dochádza skutočne k online pripojeniu. Všetky zmeny, ktoré sú na úrovni týchto systémov uskutočnené sú okamžite rozpoznané v SafeQ.
Toto napojenie je zásadné podmienkou pre inštalácie vo väčších prostrediach, a rieši napr. problém distribúcie PINových účtov u multifunkčných tlačiarní. Každému užívateľovi je možné nastaviť celú radu oprávnení, mj. možno obmedziť ku konkrétnej fronte maximálny počet stránok na úlohu, alebo možno zakázať farebnú tlač či kopírovanie.

Kreditný system
Pre použitie na stredných a vysokých školách alebo v copy centrách je užitočným nástrojom kreditný subsystém. Umožňuje určitej skupine užívateľov nastaviť obmedzenie vo forme kreditu. Kreditný systém pre týchto užívateľov vedie účty, cez webové rozhranie je k dispozácii pokladňa, ktorá umožňuje nabíjať i vybíjať účty, realizovať reklamácie a pod.
Ďalšou možnosťou správy účtov je špeciálna aplikácia pre MS Windows s pripojeným snímačom kariet. Táto aplikácia umožňuje taktiež dobíjať I vybíjať účty, oproti webovej aplikácii ponúka výrazne vyššiu rýchlosť vybavenia a automatickú identifikáciu užívateľa cez pripojenú čítačku. Pre dobíjanie je možné využiť i automatické dobíjacie pokladne vo forme mincových a bankovkových automatov. Kreditný systém tiež podporuje správu DPH, viacej pokladní, viacej pokladníkov, uzávierky, špecifické výpisy a pod. Pre rôzne skupiny užívateľov je tiež možné nastaviť inú účtovanú cenu i spôsob účtovania (procentuálne k nákladom elebo fixnú cenu za typ výstupu bez ohľadu na náklady zariadenia).

Edície SafeQ
Pre pokrytie širokého spektra požiadaviek sme SafeQ rozdelili do 3 základných edícií. Pokiaľ teda požadujete iba základnú funkčnosť, nemusíte platiť za všetky funkcie, stačí keď zvolíte zodpovedajúcu edíciu. Doporučujeme vašej pozornosti tabuľku Porovnanie edícií SafeQ.

SafeQ Instant Edition
Edícia určená predovšetkým malým a stredným firmám. Jej použitie je vhodné predovšetkým pri použití funkcií pre monitoring nákladov na tlač a kopírovanie pre 4 a viacej zariadenia.
Neobsahuje mj. moduly kreditného systému, projektového účtovania, nepodporuje presné účtovanie tlače.

SafeQ Professional Edition
Edícia je vhodná pre stredne veľké firmy, pre školy (podpora kreditného systému) alebo pre projektové spoločnosti (projektový modul). Professional edition zahrňuje takmer všetko, čo SafeQ ponúka. Novo bola do tejto edície pridaná funkcia vyhodnocovanie centrálneho zberu dát.

SafeQ Enterprise Edition
Ako už názov napovedá, Enterprise edition predstavuje všetko, čo SafeQ môže ponúknuť. Oproti Professional edícii zahrňuje naviac možnosť clusteringu a loadbalancingu na úrovni SafeQ serverov, nezávisle na operačnom systéme a databázy.

Téme o SafeQ sa ešte budeme venovať a prinesieme Vám konkrétne prípadové štúdie je využitia v bankovníctve a na univerzite. Na príprave témy spolupracujeme s firmou Softline services, a.s, ktorá SafeQ úspešne nasadzuje u zákazníkov a patrí k partnerom a dodávateľom značiek IBM, Hawlett-Packard a Lexmark a poskytuje servis týchto značiek.


Firma Softline services a.s. má udelený certifikát SAFEQ Premium Partner
Viac informácií nájdete na stránke http://www.softline.sk/